wenst u een vrijblijvende audit aan te vragen? doe het nu

5 tips om je online meetings beter te beleven

Gepost op 26 augustus, 2020

Symptomen

Heb jij last van Teams- of Zoomvermoeidheid? Wellicht wel of misschien ben je er je gewoon niet van bewust... Let in de komende dagen zeker eens op volgende symptomen: 

  1. Je bent na een vergadering eerder moe dan opgeladen. 
  2. Je voelt niet dezelfde sociale energie als wanneer je mensen live ontmoet. 
  3. Voortdurende onderbrekingen geven je een gevoel dat er slecht gecommuniceerd wordt. 
  4. Technische issues geven je een wrang gevoel. 
  5. Je voelt je vaak verward tijdens een meeting.
  6. Je bent voortdurend met je werk bezig, zelfs thuis. 
  7. Je vraagt je af waarom al die online meetings überhaupt nodig zijn? 

(Bron - “Science of People“)  

Hier alvast enkele tips om het online leven voor jou en anderen een stukje aangenamer te maken. 

Tips

Tip 1: investeer in een aparte webcam die je zo kan opstellen dat je meer kan capteren dan enkel je gezicht

Is het je al opgevallen (in de fysieke wereld, remember?) dat wanneer 2 mensen het flink oneens zijn over iets, ze soms heel dicht bij elkaar komen en elkaar uitdagen? Ook omgekeerd, wanneer 2 mensen het net heel goed met elkaar doen, durven ze ook wel eens heel dicht bij elkaar te komen. 

Wanneer we in het gewone leven met elkaar omgaan, zien we elkaar vanuit een breed perspectief. Vaak zien we de ander helemaal en pikken we heel wat omgevingsfactoren op. Zonder haat of liefde, houden we meestal een zekere afstand. Hoe zou jij je voelen mochten mensen voortduren heel dicht in jouw intieme kring komen? 

In de onlinewereld doen we dat wel. Wanneer je video gebruikt, staat je webcam vaak slechts enkele tientallen centimeters van je weg. Je komt onbedoeld heel dicht bij de ander en dat zorgt onbewust voor een vermoeiende beleving. 

Tip 2: maak jezelf niks wijs

Ons brein is een lui orgaan dat graag patronen zoekt om ons leven gemakkelijk te maken. Bij online meetings ontstaat in dat brein vaak het “oh, dit is gewoon even een casual meeting” patroon. Je zit in je short en slippers, trekt snel een toonbare bovenkleding aan en stapt in de meeting. Daar is natuurlijk een en ander minder casual.  Voor je brein wordt het dan ook lastiger om na (en tijdens) de meeting actief en productief te zijn. Maak jezelf dus een aangepaste mindset gewoon. Het zal je een stuk minder vermoeid maken. 

Tip 3: rapport met uitstel

Wanneer je met mensen omgaat is het belangrijk dat er rapport is. We horen mensen wel eens zeggen dat “het klikt met de ander”, dat er een goede verstandhouding was, een fijne babbel. Dat betekent dat de twee in rapport waren met elkaar. De twee waren als het ware perfect met elkaar in sync. Studies hebben aangetoond dat zelfs 1 seconde vertraging tussen klank en beeld in een online meeting dat rapport verzwakt. Wanneer je iets vertelt en je gelaat toont pas even later de bijhorende uitdrukking maakt dit je incongruent. Dat zorgt voor vermoeidheid. Wanneer je merkt dat klank en beeld niet gesynchroniseerd zijn, schakel dan dus video uit of verbind je opnieuw. 

TIP 4: Neem je tijd

Je agenda volstampen met meetings is voor iedereen lastig, zelf met de beste ‘tips and  tricks’. Geef je hersenen met andere woorden even de tijd om te ademen tussen twee meetings. Bovendien kan het interessant zijn om even weg te stappen van je scherm en wat  frisse lucht te gaan opsnuiven. Zo kan je er de volgende meeting weer honderd procent  tegenaan. 

Tip 5: Het oxytocine fabriekje

Tijdens fysiek contact wordt er oxytocine aangemaakt en daardoor voelen mensen zich goed. Die neurotransmitter ontstaat wanneer je mensen ‘leest’ via de normale mix van verbale en niet verbale communicatie.  

Waar kijk jij naar tijdens een online meeting? Kijk je naar het gezicht van de andere(n), dan maak jij wat oxytocine aan, maar de ander niet. Je kijkt hen immers niet in de ogen. Kijk je in de camera, dan is dat fijner voor de ander, maar jij wordt er niet meteen beter van... Je brein moet immers voortdurend kiezen tussen ‘verbinden’ of ‘lezen’. Ook dat zorgt voor extra vermoeidheid. 

Het feit dat je je hier nu bewust van bent, zal je zonder twijfel helpen om hier beter mee om te gaan. 

(Geïnspireerd door een bijdrage van Vanessa Van Edwards

Veel plezier tijdens je volgende meeting!