Episode 1 | wie is wie?

Oei, ik groei is de titel van een boeiende reeks verhalen over het reilen en zeilen in een Vlaamse KMO. Het bedrijf heet WD Elements en ontwikkelt en produceert onderdelen voor machines. Bovendien hebben ze een wereldwijd klantenbestand.

WD Elements heeft lang vastgehouden aan wat we in de sector graag “verouderde IT” noemen. “Zolang het draait, moeten we het niet vervangen”, was het motto van Jan.

Onder druk van de commerciële medewerkers is hij dan toch bezweken. Zij kregen immers steeds vaker van hun klanten te horen dat sommige processen echt lang duurden en antwoorden vaak net een tikkeltje te lang op zich lieten wachten. De iets jongere Sofie koos bovendien ook de kant van de commerciëlen. Het idee van vernieuwing zag Jan wel zitten. Echter ging hij steigeren toen hij hoorde dat de toekomst in “de Cloud” zit en nog meer toen hij de prijzen zag... Het was best grappig om te zien hoe Jan tijdens de vergaderingen wel vaker eens naar de lucht wees en zei: “Wij, ons gerief in de Cloud zetten? Over mijn lijk!”.

Een eerste doorbraak kwam er dan toch enkele jaren terug. Jan was met vrienden ondernemers op stap geweest en een van hen had ‘m verteld over de overstap die ze gemaakt hebben naar Office 365 (of: de Cloud). Het deed Jan precies deugd om van een gelijk denkende in begrijpelijke taal te horen dat die Cloud niet in de lucht zit, maar verwijst naar een super beveiligd gebouw waarin 1000den computers staan waarop kostbare gegevens 2 tot zelfs 3 keer bewaard worden zodat je ze 99,999% van de tijd beschikbaar hebt. Wanneer Jan terugdenkt aan de vele keren dat hij zijn personeel hoorde klagen dat ze hun computer weer eens moesten herstarten omdat Outlook, de server en files, de Z-drive en wat nog allemaal uitgevallen waren... kwam hij zelfs niet aan 75% beschikbaarheid. Een snelle rekensom –dat kon Jan wel maken- leerde dat elke minuut hem per werknemer ongeveer 1 euro kost. 

Wanneer er dus 10 man 20 minuten met hun vingers moeten zitten draaien omdat iets traag of helemaal niet werkt, kost hem dat 200€ per keer... Toen hij zich realiseerde dat het hier algauw over bedragen van meerdere 1000den euro’s per maand ging, kreeg hij het warm. Jan geeft graag geld uit, daar niet van, maar hij verwacht waarde in ruil. Dat zie je aan zijn kostuums, zijn auto, zijn horloge en ook aan de restaurants die hij graag bezoekt.

Bovenstaande redenering zette Jan aan het denken over wat hij altijd al als kost had gezien. IT is een kost! Maar is dat wel zo? Pierre had in een vorig leven nog op de Marketingdienst van een groot IT- bedrijf gewerkt en wisselde hierover wel vaker zijn gedachten met Jan. “IT”, zei hij dan, “is een investering, geen kost. IT is uitgegroeid tot het hart van onze onderneming. Zonder IT kunnen we de boeken sluiten. Is het dan niet evident dat we hier veel aandacht aan besteden?”

Het klonk allemaal zo vanzelfsprekend uit de mond van Pierre. Hij kan het goed verpakken. “Stel dat je een Pacemaker nodig hebt om je hart kloppend te houden..., zou je dan voor de goedkoopste gaan?”, durfde hij Jan wel eens uitdagen. Als marketingman houdt Pierre wel van metaforen en her-kaderen. Het zorgt vaak voor AHA momenten, niet enkel bij prospecten en klanten. Soms gebeurde dit zelfs zonder dat hij er erg in had, net zoals die bewuste dag van de doorbraak.

Pierre zat na een vergadering nog wat bij te praten met Jan. Hij keek naar zijn horloge en veerde recht. Hij had nog een drukke namiddag voor de boeg. Hij had offertes gevraagd voor drukwerk en zou nu nog over de laatste centiemen negotiëren met de drie overgebleven leveranciers. “Gaat het over grote bedragen”, vroeg Jan? “Eigenlijk niet”, repliceerde Pierre, “‘t is meer een kwestie van eer ”. Jan keek verbaasd en zei: “Je weet toch dat eer ook per uur wordt betaald? Zorg maar dat het in evenwicht blijft hé!”

Terwijl hij die inmiddels historische woorden uitsprak, daagde het ineens in Jan, dat tijd ook geld kost... Wanneer hij die factor toevoegde aan de kost van zijn huidige IT, dan kreeg hij het plots wel héél warm.

Een week later ging hij scheep met EFFIX Group en ondertussen, zoveel jaar later, heeft hij nog geen seconde spijt gehad van de verandering. Liep het dan allemaal van een leien dakje? Zeker niet! Samen met de technologie, veranderden ook veel “oude gewoontes”, … Dat was niet altijd vanzelfsprekend. Echter hield het hele team vol en werden ze uitstekend begeleid. Inmiddels is iedereen er zich van bewust dat het tegenwoordig om een voortdurende verandering gaat, wil je blijven meespelen.

Een en ander bleek nog eens te meer, toen het vreemde CORONA nieuws opdook. Aanvankelijk werd het wat weggelachen en bleven de meeste organisaties verder werken op de gebruikelijke manier. Het was bij WD Elements niet anders maar dat veranderde van de ene dag op de andere, toen op 13 maart de lockdown van kracht ging. Jan en WD Elements in zijn geheel, konden gelukkig terugvallen op een degelijke en sterke technologische ruggengraat.

Dankzij deze ruggengraat konden de medewerkers op een veilige manier het gros van de activiteiten verderzetten. Enkel de productie verkeerde nog wat in onzekerheid. Desalniettemin kwamen de lopende zaken niet in het gedrang en kon de continuïteit tot nader order worden verzekerd.

In de komende hoofdstukken leer je hoe WD Elements er samen met EFFIX Group in slaagt om de business draaiende te houden. We doorlopen herkenbare scenario’s en je leert hoe de verschillende medewerkers en teams oplossingen gebruiken om hun activiteiten optimaal te laten verlopen. In de verschillende verhalen zal je kunnen doorklikken naar instructieve demo’s die verhelderen waar het personeel mee bezig is en hoe ze herkenbare processen efficiënt tot een goed einde brengen.

Het hele EFFIX-team blijft vanzelfsprekend paraat staan om ook jouw vragen te beantwoorden en jouw organisatie, net als WD Elements, naar een maximaal doeltreffend gebruik van je IT te begeleiden!