wenst u een vrijblijvende audit aan te vragen? doe het nu

Episode 3 | Van mailen naar communiceren

Gepost op 22 juni, 2020

Wd Elements Team

Julien en zijn team hebben een machineonderdeel hertekend en het is klaar voor productie. Dat betekent dat Frans zijn arbeiders moet briefen en dat de R&D afdeling aan Pierre en zijn Marketingteam de nodige productinfo moet doorgeven. Mark wordt ook best meegenomen in dit proces want hij moet het kunnen uitleggen aan klanten. Mia mogen we evenmin vergeten. Zodra het nieuwe onderdeel de markt op gaat, zal haar team supportvragen krijgen. 

In een vorig leven was dit bij WD Elements een typisch ogenblik waarop het e-mailverkeer de hoogte inschoot, … dit gepaard met verwarring en miscommunicatie. In cartoons zie je wel eens een medewerker naar een collega bellen om te vragen of hij de net verstuurde mail goed heeft ontvangen. Bij WD Elements was dat de realiteit. 

Sinds WD Elements in zee is gegaan met EFFIX Group organiseren ze alles via Microsoft TEAMS. Hierdoor is het interne mailverkeer herleid naar een minimum. Enkel in momenten van stress durft men nog eens terugvallen op de oude mailgewoontes. Sofie heeft iedereen intern gebrieft dat als er nog interne mails verzonden worden, die best via TEAMS beantwoord worden; Kwestie van goede gewoontes te kweken. Ze hebben de omgeving zo opgezet dat elk kanaal binnen TEAMS een mailadres heeft. Sindsdien wordt alles netjes samengebracht en is het toegankelijk voor iedereen die het aanbelangt. 

Untitled 4 Recovered

Jan is verheugd met de toegenomen efficiëntie. Geen mails meer met iedereen in cc: waarop elkeen dan nog eens antwoordt dat het OK is, of niet duidelijk. Nu komt dergelijke communicatie in TEAMS en zie je aan duimpjes en emoji’s wie wat vindt. 

Bestanden die vroeger als aanhangsel van een mail het bedrijf doorkruisten, en daardoor aan het eind in meerdere versies op meerdere plekken eindigden, bestaan nu nog uit één versie van de waarheid. Deze versie is overal en veilig toegankelijkJan, Pierre en Mark kunnen nu samen in realtime op de betrokken documenten werken en er via chat over communiceren. De gesprekken die ze voeren blijven bovendien aan het betrokken document gekoppeld. Superhandig wanneer ze later nog iets willen verifiëren. 

Sofie, die met van alles en nog wat bezig is binnen WD elements, heeft ook meer mentale rust. Vroeger startte ze de dag met Outlook en voor elke nieuwe mail begon er een onbewust maar mentaal belastend proces: van wie komt de mail, waarover gaat het, bij welk project hoort het, wie moet dit weten, waar bewaar ik de aanhangsels, hoe archiveer ik dit, moet hier een vlagje aan, wordt dit een taak, Sofie heeft het nooit anders gekendEchter nu pas merkt ze hoeveel sneller ze zaken verwerkt en hoeveel beter er wordt gecommuniceerd. 

Quote


Vroeger werd er veel gemaild maar weinig gecommuniceerd. Met Microsoft 365 en TEAMS is het nu andersom. Microsoft TEAMS is een onderdeel van Microsoft 365. Het brengt communicatie en informatie op één plek samen. Het is op die plek dat Mia, Sofie, Mark, Pierre, Frans en Julien elkaar vinden en samen de zaken laten vooruitgaan. Jan kan met gemak de stand van zaken volgen. Hij verliest niet langer tijd in een overvolle mailbox van kleurtjes, vlagjes en ongelezen mails. Ook hij start de dag met TEAMS en ziet in één oogopslag wat zijn aandacht verdient. 

Door de integratie van Power BI ziet Jan ook door middel van verhelderende dashboards hoe zijn bedrijf het doet. Hierover en nog veel meer lees je in de volgende episode. 

Geïnteresseerd in onze nieuwsbrief?