Episode 4 | Controle en zien werken
Gepost op 29 juni 2020
In en rond WD-Elements is de Coronastorm wat geluwd. Van de ene dag op de andere werden alle medewerkers verplicht om thuis te blijven. Voor de productie betekende dat een korte periode van technische werkloosheid. Die periode was nodig om de fabriek aan te passen zodat alle betrokkenen terug veilig aan de slag konden.
De andere medewerkers begonnen op 13 maart aan een bijzondere zoektocht naar de beste manier om te kunnen blijven werken in een totaal veranderde wereld. Iedereen had zijn/haar eigen specifieke noden en bezorgdheden. Oprichter en Manager Jan vond de plotse verandering bijvoorbeeld niet zo fijn. Hij is nogal van de oude stempel, dat weten we ondertussen. Hij houdt van Command & Control. “Mensen zijn pas productief wanneer ik ze zie werken”, hoor je hem wel eens zeggen. Echter dat “zien werken” zat er voor onbepaalde duur niet in.
ZIEN WERKEN
Wat betekent “zien werken” trouwens precies? Is het omdat iemand om 9u plaats neemt achter een computer en dat toestel om 17u afsluit, dat die persoon aan het werk is geweest? Wat mag en wat kan je nog controleren? Als het aan Jan lag, had iedereen thuis verplicht een camera die elke minuut registreerde zodoende hij zeker was dat iedereen effectief aan het werken was en niet lag te zonnen of bezig was met klusjes in en rond het huis. Hij zou er zich niet erg populair mee maken. Sinds de vernieuwde wet op de verwerking van persoonlijke data (GDPR) wordt het voor Jan bovendien steeds complexer om controle uit te voeren, zij het thuis of op kantoor.
Jan is lid van een lokale serviceclub waar hij regelmatig collega-ondernemers ontmoet. De gesprekken over leiderschap en management durven wel eens uitmonden in pittige discussies. Zo hebben Jan zijn vrienden het volledige vertrouwen in hun medewerkers terwijl Jan vindt dat ze dat vertrouwen moeten verdienen. Jan kreeg tijdens een uiteenzetting op de club het boek ‘Spelbrekers' in zijn handen en begint na al die jaren wat meer inzicht te krijgen in hoe hij zijn managementstijl wat kan moderniseren. Zo kan hij ook in onverwachte situaties, zoals Covid-19, zonder extra stress het bedrijf runnen.
Maar er is ook goed nieuws voor Jan. Zijn contact bij EFFIX Group schakelde in hun Microsoft 365 omgeving de ’audit log functie’ aan. Wanneer Jan zich aldus ongerust maakt over waar z’n teams mee bezig zijn, kan hij nu diverse activiteiten controleren. Door een simpele klik selecteert hij een periode, een medewerker of groep medewerkers en wat hij wil nagaan.
Het lijkt vreemd, maar Jan heeft de logs nog maar zelden gecontroleerd. Het feit dat hij weet dat hij het kan, geeft hem meer rust dan het controleren van de logs zelf. Jan krijgt stilaan meer vertrouwen.
De medewerkers van WD-Elements kregen van EFFIX Group de tip om geregeld “My Analytics” te bekijken. Het is een dashboard dat hen vertelt over hun werkgewoontes, hun focus, de mensen met wie ze geregeld samenwerken, hoe ze hun tijd indelen, etc. My Analytics geeft advies om productiviteit en mentale gezondheid in perfecte balans te houden. Het is een persoonlijk dashboard dat volledig conform de GDPR-wetgeving informatie verzamelt, verwerkt en terugkoppelt naar de gebruiker. Jan, noch andere managers, hebben hier toegang toe.
Achteraf gezien is Jan uitermate tevreden dat WD Elements de stap naar Microsoft 365 reeds enige tijd geleden maakte. Hij kan zich niet voorstellen hoe ze zich door de onverwachte wendingen zouden hebben gesparteld met hun IT van voorheen.
In een volgende episode verneem je meer over de uitdagingen van de andere Teamleden. Wil je zelf ook meer te weten komen over de verborgen juwelen van Microsoft 365 en Microsoft Teams? Schrijf je dan nu in voor de online sessies van EFFIX Group.