wenst u een vrijblijvende audit aan te vragen? doe het nu

Episode 6 | De waarde van Teams

Gepost op 13 juli, 2020

Quote


Jan, CEO van WD Elements is niet de enige die zich half maart zorgen maakte rond het ineens verplichte thuiswerk. Ook Verkoopdirecteur Mark hield toen zijn hart vast. Alle klantenbezoeken en live vergaderingen werden van de ene dag op de andere geannuleerd en vervangen door online vergaderingen of conference calls. Mark, die zelf jaren ervaring heeft als verkoperweet als geen ander dat live ontmoetingen zeer belangrijzijn Hij zegt vaak tegen zijn mensen: “Wat je hoort bij een klant is maar een deel van de informatie. Wat je ziet, telt minstens evenveel!”  

Meer plafonds en onderkinnen dan feitelijke gelaatsuitdrukkingen

Daar zat het salesteam nu ineens. Geen direct klantencontact meer… Enkel virtuele vergaderingen tijdens de welke hij vaak meer plafonds en onderkinnen zag dan feitelijke gelaatsuitdrukkingen. 

Gelukkig had het team van Mark, dat internationaal actief is, reeds voor de lockdown door dat Teams een ideaal middel is om te vergaderen. Ze gebruikten Teams al geruime tijd voor hun wekelijkse meetings, reduceerden hiermee aanzienlijk verplaatsingskosten en bijgevolg ook tijd. Alleen was niet iedereen even enthousiast over Teams. Tijd die ze winnen door zich niet te verplaatsen ging in de beleving van sommigen verloren aan andere zaken. Denk bijvoorbeeld aan het vinden van de juiste informatie. Aan de basis van deze gemengde gevoelens lag het feit dat de medewerkers met Teams zijn beginnen te werken ter vervanging van Skype for Business. Hier gebruikten ze enkel de vergaderfunctie en bleven ze voor alle andere stukjes van de samenwerking de oude vertrouwde middelen gebruiken. Uitnodigingen werden via Outlook verstuurd en wanneer iets niet duidelijk was, werd er een “antwoord aan allen” gestuurd.  Dit zorgde voor frustraties her en der. Erger nog, er werd in de aanloop naar de vergadering vaak nog gecommuniceerd in Whatsapp of Facebook Messenger. Voorbereidende notities hingen als bijvoegsels aan heen en weer reizende mails en het gebeurde wel vaker dat een deelnemer cijfers tevoorschijn toverde die al achterhaald waren. 

Een vernieuwend platform waarin alles samen komt

Shutterstock 1735800011 1

Ondertussen weten ze beter. Ze leerden tijdens enkele informatieve sessies bij EFFIX Group dat Teams zo veel meer is dan enkel een alternatief voor Skype, of Zoom of Google Hangouts. Het is een vernieuwend platform waarin alles samen komt. Het heeft sommige medewerkers wat moeite gekost om oude gewoontes te veranderen en bijvoorbeeld minder te mailen, geen bijlages meer te verzenden of niet meer te whatsappen én zoveel mogelijk samen te werken/te communiceren via Teams. De leercurve was intens maar gelukkig niet al te lang dankzij de begeleiding vanuit EFFIX Group.  

Het hele team vergadert nu niet enkel via Teams maar ze werken ook samen rond alle dossiers in Teams. Zonder het zelf te beseffen gebruiken ze nu de volle kracht van SharePoint, OneDrive, Planner en de real-time samenwerkingsmogelijkheden van Microsoft 365Bovendien geniet Jan gemoedsrust omdat hij weet dat alles veilig verloopt en dat er voldoende rapporteringsmogelijkheden zijn om de vinger aan de pols te kunnen houden rond de gezondheid van het bedrijf. 

De komende maanden zal er bovendien gewerkt worden aan het automatiseren van processen en routines en het integreren van andere bedrijfstoepassingen ín Teams. Het beloven interessante tijden te worden! 

Wil je zelf ook meer te weten komen over Microsoft Teams? Schrijf je dan nu in voor de gratis ontbijtsessie van EFFIX Group op 17 juli! 

Geïnteresseerd in onze nieuwsbrief?