Hope for the best. Plan for the worst.
Gepost op 18 november 2021
De nachtmerrie binnen elke onderneming? Een kapotte of gehackte server. Want daardoor zijn jij en je collega’s álle waardevolle bestanden kwijt. Van werkdocumenten, klantengegevens en productdatabases tot op maat gemaakte softwareprogramma’s en belangrijk e-mailverkeer …
Gelukkig kun je dat scenario voorkomen. Dankzij een efficiënt back-upbeleid herstel je de verloren gegevens en ga je meteen weer aan de slag. Je bent beter gewapend tegen menselijke en technische fouten. Ook cyberaanvallen, computervirussen, branden en overstromingen halen je bedrijf niet langer onderuit.
Wat een back-up net is, welke soorten er bestaan en welke keuze de beste is voor jouw onderneming: dat lees je hier.
Wat is een back-up?
Op je computer(server) staan een pak originele bestanden. Van simpele Word-documenten en e-mailbestanden tot complexere databases en CRM-, ERP- en HRM-applicaties. Wanneer je een back-up maakt, sla je een kopie van die bestanden op. Die kopie dient als reserve. Als je originele data om gelijk welke reden (tijdelijk) niet meer beschikbaar zijn, activeer je je meest recente back-up en recupereer je je verloren gegevens.
Wanneer maak je een back-up?
Je merkt het: hoe recenter je back-up werd gemaakt, hoe minder informatie je kwijt bent. Stel daarom een back-upstrategie op, op maat van jouw bedrijf. Voeren jij en je collega’s elke dag nieuwe, waardevolle informatie in? Maak dan dagelijks of twee keer per dag een back-up. Er bestaan marktconforme programma's die ervoor zorgen dat dit geheel automatisch en bovenal gecontroleerd en veilig verloopt. Zo hoef je geen dagelijkse reminder in te stellen.
Op welke manier sla je op?
Er bestaan verschillende strategieën om een back-up te maken. Afhankelijk van jouw noden kan je kiezen voor 1 welbepaalde strategie of een combinatie van verschillende strategieën. Daarnaast bepaal je zelf van welke bestanden er een back-up dient gemaakt te worden want ongetwijfeld zijn niet alle bestanden even belangrijk.
- Wanneer je een volledige back-up maakt, kopieer je werkelijk alle bestanden die tot je back-upstrategie behoren. Deze soort back-up is de veiligste, maar tegelijk de meest tijdrovende en de back-up met de zwaarste bestandsgrootte.
- Bij een differentiële back-up zet je alleen de bestanden over waarin een wijziging werd aangebracht. Paste je één zin in een grote database aan? Dan kopieert deze back-up de volledige database.
- Maak je een incrementele back-up? Dan bewaar je alleen de gewijzigde en de nieuwe gegevens. Je grote database wordt dus niet volledig gekopieerd. Je nieuwe back-up slaat alleen die ene aangepaste zin op.
Je zou kunnen denken: ik maak één volledige kopie en vul die daarna alleen aan met incrementele back-ups. Zo gaat het snel en bespaar ik veel opslagruimte. Toch is dat geen goeie keuze. Want als je je back-up ooit wilt aanspreken, moet je in dat geval talloze back-ups activeren voordat je je bestanden volledig en up-to-date hebt. Stel dus een goed disaster recovery-plan op en wissel volledige, differentiële en incrementele back-ups voldoende af.
Tip: je maakt beter meer dan één back-up. Want met een reservekopie van de kopie ben je nog zekerder.
Waarheen kopieer je?
Sla je back-ups nooit op dezelfde locatie op als je originele bestanden. Want als je over één server beschikt met daarop je originele én gekopieerde bestanden, dan sta je helemaal nergens wanneer die server niet langer toegankelijk is.
Waarheen kopieer je dan wel? Je kunt kiezen voor een harde schijf, tweede server, USB-stick of zelfs een tape. Deze fysieke opslagplaatsen kun je on-premise bewaren, wat betekent dat die dragers zich in hetzelfde gebouw als je originele server bevinden. Handig voor gevoelige informatie. Je kunt ook kiezen voor een fysieke drager op een externe locatie bij een professioneel IT-bedrijf. Zo ben je beter beveiligd tegen brand of overstroming. En je kunt op de expertise van je IT-partner rekenen.
Je kunt je back-ups ook online bewaren, in de cloud. Je hoeft dan geen dure hardware aan te kopen, je huurt online opslagcapaciteit waarvoor je maandelijks een factuur betaalt. Let op: bewaar je originele bestanden nooit in dezelfde cloud. En lees bij het afsluiten van je contract de SLA (service level agreement) na. Want die kleine lettertjes bepalen onder andere hoe en wanneer je de back-ups kunt activeren.
Maak je, zoals we hierboven aanraadden, een back-up van je back-up? Dan is een hybride strategie de beste keuze. Dan bewaar je de ene kopie op een fysieke drager en de andere in de cloud.
Nuttige tips
- Kies voor een 3-2-1 back-up strategie of met andere woorden, maak 3 kopijen van jouw data die je opslaat op 2 verschillende (types) opslagmedia waarvan bij voorkeur 1 locatie zich off-site bevindt.
- Test je back-upstrategie uit en breng verbeteringen aan waar nodig.
- Zorg dat je server niet onnodig in verbinding staat met je back-uplocaties. Breng de verbinding alleen tot stand wanneer de back-up wordt gemaakt en niet langer.
- Bepaal hoelang je je back-ups opslaat. Een tussentijdse back-up wordt gemiddeld 1 tot 3 maanden gespaard. Het kan ook nuttig zijn om van elk afgesloten (boek)jaar één volledige back-up te bewaren.
- Zorg dat je de regel- en wetgeving respecteert. De GDPR-wetgeving en sommige ISO-regels kunnen van toepassing zijn op je back-upstrategie.
- Laat je back-up versleutelen om je gegevens nog beter te beschermen.
Hulp nodig bij de opstelling, de uitrol en het onderhoud van je back-upstrategie? EFFIX staat je bij met professioneel advies en een uitstekende service.