Mailboxen, aliassen, gedeelde mailboxen en groepen
Gepost op 10 maart 2021
In de adoptiefase van Microsoft 365 e-mail duiken heel wat belangrijke vragen op. Hierbij dien je na te denken over hoe je de e-mailadressen van jouw onderneming wil gaan organiseren. Via dit artikel geven we je graag een aantal keypoints mee om zo de juiste en meest efficiënte keuze te maken inzake je mailbeheer.
Mailboxen
Meestal is een mailbox gelinkt aan een enkele gebruiker en vereist deze een licentie. Er zijn verschillende licenties beschikbaar. Er bestaan basislicenties waar enkel een mailbox in zit, maar ook duurdere licenties die je het recht geven om Microsoft Office applicaties op jouw computer te installeren.
Voorbeeld van een mailbox: mark@wdelements.be
Aliassen
Een email alias kan gecreëerd worden om een extra email adres aan jouw mailbox toe te voegen, zonder hiervoor een afzonderlijke mailbox aan te maken. Alles wat naar het aliasmailadres wordt verzonden, komt eigenlijk gewoon terecht in het Postvak IN van jouw primaire e-mailaccount. Je kan aldus meerdere e-mailadressen hebben waarvan alle e-mails in hetzelfde Postvak IN terecht komen. Het grote voordeel hierbij is dat je geen extra licentie nodig hebt.
Voorbeeld van een mailbox: mark@wdelements.be
Aliassen op deze mailbox: marc@wdelements.be, mark.peeters@wdelements.be, marc.peeters@wdelements.be,...
Gedeelde mailboxen
Een gedeelde mailbox is precies wat het zegt, een mailbox die door meerdere gebruikers kan gedeeld worden. Deze heeft geen afzonderlijke licentie nodig maar bezit toch alle kenmerken van een gewone mailbox. Belangrijk is wel dat elke gebruiker van de gedeelde mailbox over een geldige Microsoft 365 licentie dient te beschikken.
- Bij een gedeelde mailbox kan niet rechtstreeks worden aangemeld.
- E-mailactiviteiten kunnen worden gevolgd door iedereen binnen de onderneming die rechten heeft op deze gedeelde mailbox.
- Agenda’s, e-mails en contacten zijn gecentraliseerd en zichtbaar in de groep.
- Een gedeelde mailbox verschijnt als een aparte mailbox in Outlook.
- E-mails worden vertoond alsof ze afkomstig zijn van het gedeelde mailbox adres en niet van de individuele gebruiker.
- E-mails die worden verzonden vanuit de gedeelde mailbox verschijnen standaard in de verzonden items van de individuele gebruiker. Echter kan dit worden gewijzigd.
- Indien er op mobiele apparaten gebruik gemaakt wordt van Microsoft Outlook app worden gedeelde mailboxen ook ondersteund.
- Submappen worden ondersteund.
Voorbeeld gedeelde mailbox: sales@wdelements.be
Personen die rechten hebben op deze mailbox: mark@wdelements.be, pierre@wdelements.be
Groepen
Er bestaan verschillende soorten groepen. De eenvoudigste groep zorgt ervoor dat, als er een mail naar de groep (de groep is een algemeen, overkoepelend e-mailadres) gestuurd wordt, iedereen die lid is van deze groep de mail ontvangt in zijn eigen Postvak IN.
Voorbeeld: marc@wdelements.be, sofie@wdelements.be, jan@wdelements.be en pierre@wdelements.be zijn lid van de groep iedereen@wdelements.be.
Wat is het verschil tussen een gedeelde mailbox en een groep?
Daar waar het e-mailadres van een gedeelde mailbox actief gebruikt kan worden door zijn gebruikers en dus ook mails verstuurd worden met dit e-mailadres, wordt een groep eerder gebruikt om aan de hand van één enkel e-mailadres een groep mensen te kunnen bereiken maar verstuurd elk lid steeds vanuit zijn eigen mailbox aan de groep.
Daarnaast bestaan er ook geavanceerde groepen waar men nog een stapje verder gaat dan het zuiver alleen kunnen adresseren van een groep mensen. Deze groepen bevatten ook heel wat samenwerkingsapps en bronnen zoals oa.: SharePoint-teamsites, OneNote-notitieblokken, Teams en Planner. Indien het binnen je onderneming belangrijk is om samen te werken rond een mailbox, kies je wellicht best voor een groep in plaats van een gedeelde mailbox.
- Bij groepen kan niet rechtstreeks worden aangemeld.
- Ondersteund op mobiele apparaten.
- Groepen verschijnen onder de mailbox van een gebruiker in Outlook.
- E-mails die worden verzonden vanuit de groep worden niet weergegeven in de map ‘verzonden items’. Er is in feite geen zichtbare map met verzonden items.
- Groepen ondersteunen geen submappen.
- Groepen hebben een toegangsmodel voor externe samenwerking en connectoren voor het integreren van andere applicaties.
Praktisch voorbeeld
Een organisatie “WD Elements” bestaat uit 4 medewerkers die elk hun eigen mailbox met enkele aliassen hebben:
| Gebruiker | Mailbox | Alias 1 | Alias 2 | Alias 3 |
| Jan Janssens | jan@wdelements.be | Jan.janssens@wdelements.be |
|
|
| Sofie Willems | sofie@wdelements.be | Sofie.willems@wdelements.be | sophie@wdelements.be |
|
| Mark Peeters | mark@wdelements.be | Mark.peeters@wdelements.be | Marc@wdelements.be | Marc.peeters@wdelements.be |
| Pierre Dubois | pierre@wdelements.be | Pierre.dubois@wdelements.be |
|
|
Mark zijn naam is met een K op het eind. Veel mensen sturen hun e-mails echter naar marc@wdelements.be. Doordat marc@wdelements.be een alias is op zijn mailbox, krijgt Mark deze mails dus gewoon in zijn Postvak IN.
Mark en Pierre zijn lid van het verkoopsteam. Om het overzicht te bewaren werd er een gedeelde mailbox sales@wdelements.be aangemaakt. Op deze gedeelde mailbox hebben Mark en Pierre rechten. Als er een klant belt voor een mailtje dat men heeft gestuurd naar sales@wdelements.be kunnen zowel Pierre als Mark deze mail direct terugvinden. Ze zien namelijk deze gedeelde mailbox gewoon als extra mailbox in hun Outlook!
Sofie is de sportiefste van de vier collega’s. Na het werk gaat ze graag even fietsen om de stress van de dag te vergeten. Ze vertrekt direct vanaf het bedrijf en stuurt op voorhand een mailtje naar iedereen@wdelements.be zodat de collega’s op de hoogte zijn dat het alarm nog niet ingeschakeld hoeft te worden.
Heeft u nog vragen? Wil u graag uw mailbeheer laten nakijken? Aarzel dan zeker niet om contact met ons op te nemen. We helpen je graag verder.