Efficiënt en eenvoudig afspraken (laten) maken met Microsoft Bookings
Gepost op 26 oktober 2022
Het inboeken van afspraken is vaak een tijdrovende en uitdagende activiteit. Tijdens vakantieperiodes, met veel actieve afwezigheidsboodschappen, is dat zo nodig nog erger. Gelukkig is er Microsoft Bookings en 'Bookings with me'. Na het lezen van deze blog begrijp je hoe deze apps ook jouw leven een stuk eenvoudiger zullen maken.
Microsoft Bookings
Microsoft Bookings is inbegrepen bij Microsoft 365 Business Standard en Microsoft 365 Business Premium (niet inbegrepen in Microsoft 365 Business Basic). Ook voor Office 365 Enterprise E3 of Enterprise E5 klanten is Bookings beschikbaar, maar is het standaard uitgeschakeld en te activeren door je Office 365 beheerder.
Met Bookings maak je voor je organisatie in een mum van tijd een reserveringspagina waarmee klanten online één of meerdere diensten, of tijdsblokken kunnen reserveren en in die reservatie één of meerdere medewerkers kunnen meenemen. Voorbeelden zijn legio: een team van techniekers dat online moet kunnen worden ingeboekt voor een waaier aan specifieke onderhoudstaken, een team van adviseurs met elk hun specialiteit die online worden ingehuurd, of gewoon de tandarts om de hoek die beschikbare momenten wil aanbieden.
De app maakt in de achtergrond een gedeelde kalender waar beheerders een overzicht hebben van alle lopende reserveringen. Elke medewerker krijgt de reservatie ook in zijn of haar outlook agenda te zien. Gebruik je bookings om betalende diensten aan te bieden, dan krijg je als beheerder ook een overzicht van de aankomende omzet te zien. Handig, niet?
Bookings werd ontwikkeld voor organisaties en teams. Je kan de app ook perfect voor individuele doeleinden gebruiken al bracht Microsoft recent 'Bookings with me' uit die dan weer specifiek ontworpen werd voor persoonlijk gebruik. Laten we verkennen hoe je Bookings app kan gebruiken om je eigen pagina te maken en te beheren. Surf naar de home pagina van Office voor Microsoft 365 en zoek de app bookings.
Na het openen van de app kan je kalenders aanmaken. In dit voorbeeld zullen we een agenda maken voor persoonlijk gebruik en aan bezoekers de mogelijkheid bieden om “vergadertijd” te boeken onder de vorm van een slot van 30 minuten, een uur en een halve dag. De app begeleidt je in vier stappen door het proces: je geeft een naam aan je kalender, je kiest de medewerkers (in dit geval enkel jezelf) en je maakt een of meerdere diensten aan (in ons geval tijdssloten). Na bevestiging duurt het slechts enkele seconden en je reserveringssysteem is operationeel. Via de homepagina van je nieuwe systeem kan je een logo toevoegen, openingsuren aanpassen, kleuren kiezen, medewerkers toevoegen of wissen, diensten toevoegen, herinneringen instellen en nog veel meer. Nu hoef je enkel nog de de link naar je reserveringspagina te delen en de kous is af.
Een externe bezoeker die de link aanklikt, kan kiezen uit de ‘aangeboden diensten’. Die zijn rechtstreeks verbonden met je persoonlijke Outlook agenda en enkel de beschikbare momenten worden aan de bezoeker getoond. Vervolgens geeft de bezoeker contactgegevens in en bevestigt de reservering. Jij krijgt een mail en je agenda wordt bijgewerkt. Zowel jij als de klant kunnen de boeking beheren, herschikken of annuleren. De beheerder van je organisatie heeft toegang tot alle kalenders en alle reservaties.
Microsoft Bookings biedt heel wat voordelen: niet enkel tandartsen, of consultants die betalende diensten willen aanbieden zullen er wel bij varen. Iedereen die graag snel afspraken maakt zonder heen en weer gebel of gemail heeft met Bookings de ideale oplossing.
Toch zijn er ook enkele minpunten wanneer je de app als individu wil gebruiken: je kan niet erg veel personaliseren, de achterliggende structuur is vrij log en het beheer van je afspraken in Outlook kon iets beter. Een en ander komt vooral omdat, zoals reeds eerder gesteld, de app niet direct ontworpen is voor individueel gebruik.
Microsoft 'Bookings with me'
'Bookings with me' is vooral geschikt om 1:1 vergaderingen te plannen en doet denken aan calendly en andere gelijkaardige tools.
De app is volledig web-gebaseerd en integreert naadloos met je persoonlijke outlook agenda. Via een eenvoudige beheerderspagina kan je diverse soorten afspraken en tijdssloten instellen. Daarnaast is er een publieke en een privé-pagina. De link van de publieke pagina laat iedereen met de link toe om je te boeken. De privé-pagina is voor een selectie van medewerkers.
'Bookings with me' gebruikt dezelfde motor als Microsoft Bookings. Die laatste moet dan ook geactiveerd worden voor medewerkers die 'Bookings with me' willen gebruiken. Een ding is zeker, 'Bookings with me' is super eenvoudig, zeker in vergelijking met de Booking app waarmee we dit artikel begonnen. Je zal zonder twijfel een pak tijd besparen.
Geniet maximaal van de tijd die je zal winnen dankzij Bookings en vul hem nuttig in, of… laat hem nuttig invullen online !