Werk efficiënter met To Do en Planner
Gepost op 30 mei 2022
Herken je dit?
Hoe mooi kan een dag zijn wanneer alles wat je doet goed verloopt. Je krijgt alles gedaan en je klanten en collega’s zijn gelukkig. Helaas gebeurt dat niet elke dag. Je mailbox ontploft, de telefoon staat nauwelijks stil en net wanneer je denkt dat je klaar bent, staat er weer een resem nieuwe taken op je te wachten. Hoe groter je verantwoordelijkheid binnen de organisatie, hoe vaker je ook mag volgen en opvolgen wat leden van je team doen. Na de werkuren volgt een waaier aan andere taken en afspraken die je privéleven op de rails houden.
Hoe het niet langer hoeft.
In een vorig leven hield ik een en ander bij in lijstjes, op post-its, ik legde een knoop in mijn zakdoek en gebruikte zelfs een van mijn handen als “notitieblad” om belangrijke zaken niet te vergeten. Vandaag beschik ik over een groot aanbod aan apps en tools, een te groot aanbod zelfs. Ik heb er heel wat uitgeprobeerd: sommigen waren heel goed, doch niet echt geïntegreerd met andere toepassingen die ik gebruik; anderen pasten wel goed in het plaatje, maar waren niet zo gebruiksvriendelijk. Mijn computerscherm hing dan ook vaak snel weer vol met die gele, blauwe en oranje zelfklevende velletjes. Over de tijdelijke ‘tattoos’ op mijn handen zwijg ik.
Microsofts antwoord(en)
Sinds de lancering van Outlook, kan je taken aanmaken in dat programma. Je gebruikt vlaggen en herinneringen om dingen te organiseren en gedaan te krijgen. Er is sindsdien veel veranderd. Oude manieren van werken veranderen in nieuwe. In een moderne werkplek verschuift het accent van Outlook naar Microsoft Teams. Het beheren van je taken krijgt een andere dimensie. Dat heeft gevolgen.
In 2015 koopt Microsoft “Wonderlist” en laat die software verder evolueren tot een App met de naam To Do. Je vindt Microsoft To Do in je Microsoft 365 abonnement en als mobiele app voor iOS en Android. Met To Do organiseer je vooral je persoonlijke taken. De app neemt ook taken en gevlagde mails mee uit outlook. Ik gebruik vooral de mobiele versie van To Do. Zo heb ik altijd een overzicht van professionele en privétaken bij de hand. Ik gebruik de standaardlijsten zoals “e-mail met vlag”, “taken”, “gepland” of “mijn dag” en maak daarnaast vaak eigen lijsten om bijvoorbeeld boodschappen te organiseren. Mijn telefoon heb ik altijd in de buurt. Een nieuwe taak aanmaken gebeurt snel en intuïtief. Microsoft stelt het als volgt: “Of u nu productiever wil zijn, uw stressniveau wil verlagen of gewoon meer mentale ruimte wil creëren, met Microsoft To Do kunt u heel eenvoudig uw dag plannen en uw leven op orde brengen”. Ik ben het volmondig eens.
In 2016 lanceert Microsoft de Planner app. Waar To Do vooral draait rond jou en jouw taken, richt planner zich op groepen die samen doelstellingen realiseren. Daarbij worden taken uitgewisseld en toegewezen en is er nood aan centrale opvolging en beheer. Planner blinkt uit door zijn gebruiksgemak en doeltreffende Kanban borden. (Een kanban-bord is een tool voor agile projectmanagement die is ontworpen om werk te visualiseren, werk in uitvoering te beperken en de efficiëntie (of flow) te maximaliseren.
Een taak aanmaken in Planner doe je in een handomdraai. Je kan aan projecttaken talrijke details toevoegen, er bijlages aan koppelen, commentaren geven, etc. In 2019 is er de pandemie en kent het gebruik van Microsoft Teams een explosieve toename. Dat leidt snel tot een verregaande integratie van Planner in Teams. To Do en Planner vinden ondertussen ook de weg naar elkaar. Zo kan ik vandaag in To Do ook al mijn Plannertaken zien, inclusief deze die collega’s via Teams aan mij hebben toegewezen.
In Microsoft Teams vind ik dan weer “TASKS voor planner en To do”. Met die Teams app krijg ik een overzicht van alle taken uit mijn persoonlijke To Do app en alle taken die aan mij zijn toegewezen vanuit de teams waar ik lid van ben.
Zelf een bericht dat in een teams kanaal wordt gepost omtoveren tot een persoonlijke taak of teamtaak? Klik op de drie puntjes rechts boven in het bericht, kies in het menu dat zich opent “meer acties” en kies vervolgens “taak maken”. In het scherm dat dan opent, kan je kiezen of het een persoonlijke taak is, of een die past in een project en die je optioneel ook na toewijzen aan een collega. Probeer het zeker uit!
Het bos en de bomen
To do, Planner, Tasks voor Planner en To Do, Teams, Outlook vlaggen en taken, … kan jij nog volgen? Er is voor elk scenario een gepaste werkwijze. Ik vat het hieronder voor je samen:
| Naam | Type | Opties |
| To do | App[1] | Beheer je persoonlijke taken en lijsten Beheer taken die aan jou zijn toegewezen door je teamgenoten Beheer taken die in outlook zijn aangemaakt Beheer taken uit gevlagde mails |
| Planner | App | Beheer projecttaken (met o.a. sterke visualisaties) Wijs projecttaken toe aan anderen en beheer deze |
| Tasks voor Planner en To Do | App in Teams | Bekijk Jouw persoonlijke taken (To Do) en alle teamtaken (Planner) op één plek in Microsoft Teams |
| Teams | App | Microsofts eengemaakte samenwerkings- en communicatieplatform |
| Outlook | App | E-mail en agenda app waar je ook taken kan aanmaken en mails kan omvormen tot taken (vlaggen). Wat je in Outlook doet, is zichtbaar in “To Do” en in “Tasks voor Planner en To Do” |
[1] App = zowel PC, Mac, web, iOS, Android
Wat ik meeneem uit de ervaring
Ik werk ondertussen al enige tijd met de hierboven beschreven oplossingen. Ik win vooral tijd doordat de apps allemaal mooi geïntegreerd zijn met elkaar. Zo kan ik op elk moment alles wat uit diverse hoeken op mijn takenlijst terechtkomt, beheren en afvinken wanneer klaar. Dat kan vanop de telefoon, PC, Mac of via een internetverkenner. Wanneer ik verantwoordelijk ben voor de uitvoering van een project geniet ik van de overzichten in Planner en van de app “Tasks voor To Do en Planner” waar de verzameling dashboarden en filters me precies die informatie aanreikt die ik op dat moment nodig heb.
Jouw EVA (Eerst Volgende Actie)
Installeer vandaag nog de mobiele versies van To Do en Planner op je smartphone. Activeer de “Tasks voor To Do en Planner” in je Teams app en voeg de Planner app toe aan teams waarin je actief bent. Neem contact op met ons voor ondersteuning en begeleiding op weg naar leven waarin je nog meer gedaan krijgt en toch minder aan het werk bent!