Discover Microsoft Whiteboard
Gepost op 13 september 2022
Over vergaderen, leren en brainstormen
September betekent voor velen het einde van een deugddoende vakantie en terug naar school. Ze leren er talrijke vaardigheden die later in het leven nuttig zijn: lezen, schrijven, communiceren en leren leren zijn enkele van die skills.
Toen ik schoolliep werd de meeste informatie gedeeld via een schoolbord waar de host van de meeting -leerkracht genoemd- allerlei aantekeningen maakte die wij overschreven in een schriftje. Er was weinig interactiviteit. Mijn kinderen maakten gebruik van elektronische “smart” borden en participeerden al iets meer.
Vandaag is het niet meer dan normaal dat je tijdens live vergaderingen gebruik maakt van borden, flipcharts, post-it notes en andere accessoires om de deelnemers maximaal te laten participeren. En dan is er plots de pandemie die ons achter schermen gekluisterd houdt en onze vergaderingen herleidt tot online momenten waar interactiviteit een nieuwe invulling kent, … of helemaal afwezig blijft. Nu een en ander achter de rug is, keren we terug naar een hybride werkplek met hybride vergaderingen. We werken met een cocktail van traditionele middelen en integreren die met online digitale tools.
Microsoft Whiteboard
Het Microsoft Whiteboard surft mee op die golf. De oplossing was aanvankelijk een vrij eenvoudig platform dat nauwelijks kon concurreren met soortgenoten als daar zijn “Mural”, “Freehand” of “Miro”. Op heel korte tijd ontpopte het zich tot een volwaardige oplossing die helemaal geïntegreerd is in Microsoft Teams.
Met het Whiteboard stel je teams in staat om samen te werken in een gedeelde online ruimte.
Als het je doel is om de ervaring die teams hadden met een fysiek whiteboard opnieuw te creëren of te verbeteren, is dit de tool voor u:
- Werk visueel met elkaar samen door afbeeldingen en woorden toe te voegen aan een oneindige gedeelde ruimte;
- Voer interactieve vergaderelementen uit door items over het bord te verplaatsen;
- Gebruik brainstormsjablonen om ideeën en discussies te inspireren;
- Gebruik apps en geïntegreerde elementen om een rijke vergaderervaring te bieden.
Starten met Microsoft’s Whiteboard
Je kan het op verschillende manieren gebruiken. De meest populaire is het gebruik van Whiteboard in Teams meetings. Je start een vergadering, klikt op de knop “delen” en daar zie je het whiteboard staan. Je activeert het en de deelnemers aan je vergadering kunnen nu interactief elementen toevoegen en aantekeningen maken. Zowel deelnemers die deel uitmaken van je organisatie als externe gasten kunnen vanop hun Windows computer, Mac, IPhone en of Android Phone volwaardig deelnemen aan de interactiviteit.
Gebruik bij voorkeur een van de vele sjablonen in Whiteboard. Het geeft je doeltreffende handvaten om te brainstormen, te plannen, problemen op te lossen of een spelletje te spelen als opwarmer of energizer.
Het Whiteboard is heel intuïtief en daardoor makkelijk in gebruik. Tekst toevoegen, werken met virtuele post-it notes, reageren met emoticons behoren tot enkele van de vele manieren waarop je als deelnemer jouw input kan delen tijdens een vergadering.
Na de vergadering
Na afloop van de samenkomst, roep je het whiteboard terug op via de vergadering in je teams agenda. Je kan ook surfen naar whiteboard.microsoft.com en daar inloggen met je Microsoft 365 account. Op die plek vind je ook de whiteboards die gemaakt zijn in Teams break-out rooms.
Wil je de aantekeningen en resultaten delen met anderen die niet aan de vergadering deelnamen, dan bewaar je het whiteboard gewoon als een afbeelding.
Whiteboard in hybride vergaderruimtes
Er zijn steeds meer organisaties die hun vergaderzalen ingericht hebben voor hybride vergaderingen. Een aantal mensen neemt live deel aan de vergadering terwijl anderen online participeren. Om de ervaring zo natuurlijk als mogelijk te maken heeft Microsoft zijn Teams Rooms voorzien van talrijke verbeteringen die sinds kort qua licentie nog goedkoper geworden zijn.
In een hybride vergaderzaal, vind je vaak een Microsoft Surface Hub of gelijkaardig aanraakscherm in combinatie met één of meerdere intelligente camera’s en een centrale microfoon. De host van de meeting kan op het grote scherm het Microsoft whiteboard bedienen. De deelnemers in de zaal genieten een ervaring die ze gewoon zijn in de analoge wereld en waarin ze actief kunnen bijdragen via hun computer of smartphone. De deelnemers die vanop afstand volgen hebben eveneens meer het gevoel live aanwezig te zijn. Ze kunnen natuurlijk ook actief en inclusief deelnemen aan het proces
Is het Whiteboard iets voor jou?
Het zal onderhand duidelijk zijn dat je het Microsoft Whiteboard voor heel wat doeleinden kan inzetten. De app zorgt op een speels doeltreffende wijze voor interactiviteit en inclusiviteit. De resultaten zijn achteraf eenvoudig deelbaar en consulteerbaar.
Wil jij je volgende online interactie via Teams pimpen met een extraatje dat blijft hangen? Dan is het Microsoft Whiteboard de ‘place to be’.
Werk je zelf aan een idee en wil je een en ander vastleggen? Ook dan biedt het Whiteboard interessante opties dankzij onder meer de meegeleverde sjablonen. Het zal jouw ideeën concreter maken en dichter bij de uitvoering ervan brengen.
Wist je dat?
- Het Microsoft Whiteboard ook kan worden ingezet tijdens vergaderingen met mensen buiten je organisatie?
- Je kan terugvallen op een fijne verzameling snelkoppelingen om Whiteboard functies te activeren? Ga dan zeker een kijkje nemen op de Tips en Trucs pagina voor Microsoft Whiteboard.
- Het Microsoft Whiteboard helemaal gratis is en deel uitmaakt van je Microsoft 365 abonnement?
Veel productief plezier met het Whiteboard tijdens je volgende vergaderingen!