Hoe creatief ga jij om met jouw 'out-of-office'?
Gepost op 18 juli 2022
Het is weer zover, vakantie. Eindelijk!
Anderzijds betekent dit ook een mailbox die gewoon zijn leventje blijft verder lijden wat resulteert in een hoop onbeantwoorde mails. Heb je mijn mailtje goed ontvangen? Hallo?
Samengevat: de afzender weet niet waar hij aan toe is wanneer hij geen antwoord terugkrijgt. Dit roept vragen op bij de afzender en kan mogelijk ook frustraties met zich meebrengen. Daarom is het interessant om een out of office in te stellen. Een kort berichtje, niet meer en niet minder.
Hoe gaat dit in zijn werk? Wat zijn de do’s en de don’ts? Wij geven je graag wat meer informatie:
Don'ts
Te laat instellen: Wanneer je verlofperiode er aan komt, zit je vaak al in een stroomversnelling. Een hoop taken die je nog dient af te werken, zodoende je ‘gerust’ je vakantie kan inzetten. Vaak komt de ‘out of office’ dus onderaan op je to-do-lijstje te staan en dit resulteert 9/10 in een ‘saaie’ of inspiratieloze out of office. Op dat moment ontbreekt de tijd, de inspiratie en/of het bewustzijn om de standaardtekst te vervangen door een goede out of office-tekst. Denk aan: I’m out of office from [datum] till [datum], zonder veel meer.
Te veel informatie: In je out-of-office bericht geef je duidelijk aan waarom je er niet bent. Ben je net getrouwd en ga je op ‘honeymoon’, leuk om te vermelden. Echter, je moet hierbij niet in detail gaan. ‘ik ben drie dagen in Frankrijk en daarna rijd ik door richting Spanje om bij mijn tante te logeren” is simpelweg ‘too much information’. Nobody needs/wants to know.
Let op met humor: Humor is altijd fijn. Maar toch dien je hier mee op te letten.
‘Ik ben momenteel 24/7 mojitos aan het drinken op een wit strand om te voorkomen dat ik een zenuwinzinking doe. Ik keer ook mogelijk nooit meer terug’.
Stel je deze out of office in voor iedereen? Weet dan dat ook klanten/ potentiële klanten deze ontvangen. Voor mensen die je kennen kan zo’n out of office grappig zijn om dat ze weten dat dit jouw humor is. Bij anderen kan dit misschien wat raar of ongepast overkomen.
Te veel contactpersonen vermelden: mailers gaan doorverwijzen naar een collega is zeker een ‘do’. Echter, beperk je hierbij tot maximaal 3 personen.
Do's
Alright, we weten wat we beter vermijden in een out of office. Wat moeten we er dan zeker wel inzetten?
Start with the basics
- Wanneer ben je afwezig / wanneer ben je terug (data X t.e.m. data X)
- De reden voor je afwezigheid (remember: don’t overshare)
- Welke collega’s zijn bereikbaar om vragen te beantwoorden (bied service en alternatieven, maar wees selectief)
Focus on what they can do
Probeer je out of office altijd met een positieve ondertoon te schrijven. Vermijd dus volgende:
Beste mailer,
Van [datum] tot [datum] ben ik afwezig en ben ik dus niet bereikbaar. Ik zal mijn mails aldus niet lezen. Als ik terug ben zal ik je mail beantwoorden.
Met vriendelijke groet,
[naam]
Hoe moet het dan wel?
‘Ik ben afwezig van [datum] tot en met [datum] maar mijn [collega] helpt je met veel plezier verder gedurende mijn afwezigheid.'
Give it a personal touch
Humor mag dan wel delicaat zijn, een tikkeltje kan zeker geen kwaad. Bonuspunten scoor je zeker als je je mail een persoonlijke touch gaat gaan geven. Hoe? Dit laten we aan jou over. Iedereen heeft namelijk zijn eigen karakter, manier van spreken, etc.
We geven alvast een voorsmaakje:
‘Je bent hoogstwaarschijnlijk onder de indruk van de bliksemsnelle reply, blijkt het mijn out of office te zijn… Mijn wifi-signaal is helaas niet optimaal tijdens mijn hike door Noorwegen. (vervolgens volg je voorgaande stappen en laat je weten wanneer je terug bent, en bij wie men terecht kan in tussentijd).’
Ook wanneer je niet op vakantie bent
Velen gebruiken een out-of-office enkel voor wanneer ze op reis gaan. Maar waarom zou je deze niet gebruiken wanneer je bijvoorbeeld een hele voormiddag in meeting bent of ongestoord aan iets wil werken? Een win-win, want de verwachtingen van mensen die je een mail sturen zijn gemanaged én zelf heb je meer gemoedsrust in jouw werkdag.
Hoe instellen?
Outlook:
- Selecteer links bovenaan: bestand
- Selecteer vervolgens: automatische antwoorden
Sharepoint:
- Rechts bovenaan: tandwielicoontje: instellingen
- Selecteer helemaal onderaan: Alle outlook-instellingen weergeven
- Selecteer: Automatische antwoorden
Inspiratie nodig?
Out of Office 1
Hey daar,
Deze week gebruik ik m’n smartphone enkel om foto’s te maken van m’n vakantie. Ondertussen laad ik de batterijen op om jou vanaf 1 augustus weer maximaal te kunnen verder helpen. Mocht er toch iets zijn dat niet kan wachten, dan kan je bij iemand@[X].be terecht voor EHBDZ (Eerste Hulp bij Dringende Zaken)
Vriendelijke groet
Out of Office 2
Goede dag,
Deze week verslind ik enkele interessante boeken waaronder:
- Human Givens van Joe Griffin en Ivan Tyrrell
- Fifth Discipline van Peter M. Senge
- Who moved my cheese van Spencer Johnson
Ondertussen staat m’n smartphone op stil. Heb jij ook interessante titels die je wil delen? Na mijn verlof kunnen we ervaringen en indrukken uitwisselen. Mocht er ondertussen iets dringend zijn, stuur dan een bericht naar iemand@[X].be. Zij helpen je met plezier verder.
Tot 1 augustus
Out of Office 3
Hallo,
Ik ben terug op kantoor vanaf 1 augustus. Ik weet dat m’n afwezigheid zwaar op je weegt. Om de last wat te verlichten, heb ik onze website laten opfrissen zodat je wat afleiding hebt. Ga alvast een kijkje nemen op www.[X].be.
Mocht er ondertussen iets héél dringend zijn, bel dan de hulpdiensten op het nummer 112
Vriendelijke groet
Out of Office 4
Hi,
In september 2020 lanceren we een hele reeks nieuwe onderdelen. Neem alvast een kijkje op deze exclusieve pagina voor een avant-première. Het wordt een intens interessante periode en daarom laad ik nu mijn batterijen op. Vanaf 1 augustus ben ik er terug om samen verder aan onze toekomst te bouwen. Als jij nog vakantie voor de boeg hebt, geniet ervan!
Tot gauw
Vriendelijke groet
Out of Office 5
Goede dag,
Wist je dat je op de site van [X] een reeks publicaties vindt die je ongetwijfeld zullen inspireren tijdens de vakantieperiode? Terwijl je ze leest, zal de tijd snel voorbijvliegen. Voor je het goed en wel beseft ben ik terug op kantoor om je verder te helpen.
Voor zaken die niet tot 1 aug kunnen wachten, staat iemand@[x].be klaar met antwoorden.
Vriendelijke groet