Succesvol digitaliseren en uniformiseren? Zo doe je dat!
Gepost op 19 januari 2022
Je klant die fysiek bij jou over de vloer komt om een bestelling op te halen? Of je medewerkers die elke dag van nine to five op kantoor zitten? Die tijd is voorbij. We leven in een digitale wereld en dat vraagt om een digitale bedrijfsstrategie. Dat lijkt vanzelfsprekend, toch komen er een pak uitdagingen bij kijken. Hieronder lijsten we de grootste challenges voor je op en laten we zien hoe je ze tackelt én er voordeel uit haalt.
Volledig digitale workflow
Het alsmaar groeiende aantal websites en sociale mediakanalen bewijst het: bedrijven zijn vandaag met de hele wereld verbonden. Je klanten verwachten dan ook dat je altijd bereikbaar bent en hun vraag of bestelling zo snel mogelijk afrondt.
Hoe je orders verwerkt, de voorraad controleert, nieuwe bestellingen plaatst en werkuren inplant … stem je dus het best zo goed mogelijk op elkaar af, zodat je snel en efficiënt werkt en je klanten tevreden houdt. Gelukkig hoef je dat niet manueel te doen. Er bestaan een pak digitale tools die het overzicht bewaren. Dankzij automatisatie nemen ze zelfs taken van je over.
Een knap voorbeeld: enterprise resource planning, kortweg ERP. Dankzij zo’n softwarepakket digitaliseer je de volledige workflow van je bedrijf via één tool. Je kunt er dan ook heel wat modules in integreren. Denk aan:
- je ‘customer relationship management’-systeem (CRM) waarin je de gegevens van je klanten bewaart
- een ‘human resources management’-tool (HRM) waarmee je de personeelszaken regelt
- en het ‘supply chain management’-programma (SCM) waarmee je de voorraad bijhoudt en bestellingen plaatst
Door die te bundelen in een centraal platform, stroomlijn je de werking van je bedrijf. ERP-tools leveren betrouwbare, actuele data op, die je in een rapport of analyse giet. Nuttig wanneer het management voor een strategische beslissing staat.
Samenwerken vanop afstand
Niet alleen je klanten weten je online te vinden, ook je medewerkers digitaliseren. Ze voeren taken van thuis uit, checken snel hun e-mails wanneer ze buitenshuis op hun volgende afspraak wachten of schrijven een rapport op de trein.
Daardoor bestaat je collectie hardware alsmaar vaker uit laptops, tablets, smartphones en andere mobiele devices die constant in verbinding met je bedrijfsnetwerk staan. Zo werkt iedereen gemakkelijk verder. Gelijk waar of wanneer, met om het even welke collega, zonder dat je eerst al je programma’s en bestanden naar elk individueel toestel moet kopiëren.
Alsmaar meer bedrijven schakelen over naar de Cloud. Op die manier sla je bestanden, softwareprogramma’s, gegevens en zelfs instellingen online op. Zo zijn ze toegankelijk voor alle medewerkers die over de juiste inloggegevens beschikken. Daar speelt softwaregigant Microsoft handig op in, want via de software Windows 365:
- beschik je altijd over de recentste versie van een bestand
- werken collega’s simultaan in eenzelfde programma of bestand, ook vanop afstand
- heeft de IT-dienst controle over wie waartoe toegang krijgt – zelfs als het om externen en tijdelijke werkkrachten gaat
Extra applicaties zoals Teams maken het nog gemakkelijker om via internet te communiceren. Collega’s krijgen niet alleen elkaar te zien, ze delen zelfs hun scherm en zitten virtueel samen met klanten of externe partners. Zo onderhouden ze belangrijke corporate relations, zonder tijd en brandstof te verspillen aan verre verplaatsingen.
Safety first
Digitalisatie biedt dus een heleboel voordelen. Toch schrikt volledig online werken sommige bedrijven af. Want wat met cybercriminelen en ransomware? Gelukkig is de Cloud vandaag veel veiliger dan een aantal jaren geleden.
Verhuis je dan beter álles naar de Cloud? Niet noodzakelijk. Wie online werkt, downloadt en uploadt de hele tijd. Dat vergt energie en digitale opslagruimte – waarvoor je meestal een maandelijkse factuur betaalt.
Daarom kan het een goed idee zijn om enkele bestanden en programma’s op je lokale omgeving te bewaren. Via een back-up kopieer je die regelmatig naar de Cloud. Zo beschik je over een actuele reserve wanneer het noodlot zou toeslaan.
Vraag een audit aan
Een digitale transformatie levert je bedrijf vooral een pak winst op wanneer je alle online processen goed op elkaar afstemt en wanneer je internetverbinding, hardware en software over voldoende capaciteit beschikken om alle taken uit te voeren.
Je merkt het: succesvol digitaliseren lukt alleen met een weldoordachte strategie. Die tekent EFFIX GROUP graag voor je uit. Zette je zelf al enkele digitale stappen vooruit en wil je jouw strategie laten screenen of uitbouwen? Dan voert EFFIX GROUP met plezier een professionele audit uit.